Онбординг на нови служители: 30-дневен план, чеклист и колко струва

Какво е онбординг и с какво се различава от обучението

Онбординг (на български още „въвеждане в работата“ или „адаптация“) е всичко, което новият служител трябва да научи и преживее, за да започне да работи самостоятелно: хората и процесите, продуктите, системите, стандартите на компанията и какво точно се очаква от него. Обучението е по-тясно понятие. То учи конкретно умение, например как се води разговор с клиент, и може да продължи през цялата кариера.

Разликата има значение, защото много фирми смятат, че щом са „обучили“ човека, са го въвели. Данните казват друго. Според Gallup едва 12% от служителите са напълно съгласни, че организацията им се справя отлично с въвеждането на нови хора, а само 29% от новите служители се чувстват напълно подготвени за ролята си след онбординга.

Колко струва онбордингът на един нов служител

Видимите разходи са малко: техника, достъпи, понякога външно обучение. Скритите са много по-големи:

• Времето на мениджъра и колегите, които обясняват едно и също на всеки нов човек.
• По-бавният старт: седмиците, в които новият колега още не носи резултат.
• Грешките, които идват от това, че всеки е учил различно, от различен човек.
• Ранното напускане: тогава подборът и онбордингът започват отначало.

Първото перо се изчислява най-лесно и обикновено е най-подценено:

Пример. Компания назначава 20 нови души годишно. Мениджърът отделя по 20 часа на всеки, а един негов час струва на фирмата 30 €. Това са 400 часа и 12 000 € годишно само за обяснения, които са еднакви за всички.

Ако онлайн академия поеме 30% от повтарящите се обяснения (допускане, което използваме и в нашия калкулатор, а не гарантиран резултат), това са 120 освободени часа и 3 600 € годишно, или 10 800 € за три години. Можете да сметнете вашите числа в калкулатора на началната страница.

30-дневен план за въвеждане на нов служител

Планът по-долу е обща рамка. Адаптирайте съдържанието към ролята, но запазете принципа: всеки етап има ясна цел и завършва с проверка.

Преди първия ден

Цел: новият колега да дойде подготвен, а не да прекара първия ден в чакане.

• Договорът и документите са готови.
• Техника, имейл и достъп до системите работят от първата минута.
• Определен е ментор: опитен колега, не мениджърът.
• Графикът за първата седмица е изпратен предварително.
• Кратко приветствие и първи материал за четене или гледане.

Ден 1

Цел: човекът да разбере къде е попаднал и какво се очаква от него.

• Посрещане и запознаване с екипа.
• Как работи компанията и как печели.
• Първи кратък урок за продуктите или услугите.
• Ясна цел за първата седмица.
• Среща с ментора в края на деня.

Седмица 1

Цел: основните знания за продуктите и процесите.

• Кратки уроци всеки ден, по 3–5 минути, а не цял ден лекции.
• Наблюдение на опитен колега в реална работа.
• Списък с честите въпроси и отговорите им.
• Първа проверка на знанията в края на седмицата.

Седмици 2–3

Цел: първите самостоятелни задачи под наблюдение.

• Реални задачи с нарастваща трудност.
• 10–15 минути разговор с ментора всеки ден.
• Връщане към уроците, когато ситуацията се появи наистина.
• Проверка след всеки модул.

Седмица 4 (ден 30)

Цел: да знаете, а не да предполагате, какво е научено.

• Финална проверка или изпит.
• Разговор за първия месец: какво е ясно и какво още не.
• Цели за следващите 60 дни.
• Обратна връзка от новия служител за самия онбординг.

Чеклист за онбординг

5 чести грешки при въвеждането на нови служители

1. „Ето ти презентацията.“ Сто слайда наведнъж изглеждат като обучение, но повечето се забравят до седмица. Защо е така, обясняваме в статията Презентация или онлайн академия.
2. „Гледай колегата.“ Наблюдението е полезно, но всеки опитен колега прави нещата малко различно и новият човек научава неговия вариант, а не стандарта.
3. Няма проверка. Без тест никой не знае кое е разбрано, включително самият служител.
4. Всичко минава през един мениджър. Когато той е зает, онбордингът спира.
5. Онбордингът свършва след първия ден. Най-важните въпроси идват в седмици 2 и 3, когато човекът започне да работи сам.

Пример от практиката: академията на Titan Properties

Новите брокери в Titan Properties се обучаваха с презентация от 89 слайда, 11 договора и формуляра и с времето на мениджър, който не можеше да мине всичко с всеки. Направихме онлайн академия:

• 8 модула и 59 урока, от първия ден до подписания договор;
• 10 кратки видеа и 11 фирмени документа, които се изтеглят направо от уроците;
• проверка от 5 въпроса след всеки модул: следващият се отключва при 4 верни отговора;
• финален изпит от 42 въпроса с праг 80% и сертификат.

Една академия работи за трите компании в групата и четирите им офиса. Вижте целия случай.

Коя част от онбординга може да поеме онлайн академия

Не всичко. Запознанството с екипа, културата и разговорите с мениджъра остават човешки. Онлайн академията поема повтарящото се знание: продуктите, процесите, документите и стандартите, които днес всеки мениджър обяснява отначало. Така всеки нов човек учи едно и също, в своето темпо, на телефон или компютър, а мениджърът вижда в отчета кой докъде е стигнал и къде греши.

Често задавани въпроси

Източници

1. Gallup (2019). Gallup Perspective on Creating an Exceptional Onboarding Journey for Your New Employees.
2. ONBO. Академията на Titan Properties.